Adminext est parti d'un constat : le temps passé, dans une administration, à recevoir du courrier, à traiter les dossiers et à répondre aux demandes, en suivant pour cela un circuit hiérarchique parfois long et complexe, ne "colle" plus à l'image d'une administration moderne, efficace, et centrée sur l'usager.

Au moment où ministères et collectivités s'interrogent sur leur relation à l'usager (cf. Charte Marianne notamment) et dans un contexte de développement durable et de maîtrise des dépenses, Adminext vous propose ADMIMAIL, la solution de circulation 100% numérique du courrier, pour les administrations et les collectivités territoriales.

Périmètre de l'application :

• Administration centrale, déconcentrée, collectivités et communautés (agglomération, communes, etc.)
• Traitement de tout le cycle de vie du courrier : numérisation, diffusion dans l'organisation (bannette électronique), affection des tâches aux agents, préparation des réponses, parapheur (avis, visa, signature), signature, expédition, suivi des courriers
• Gestion partagée des dossiers (case management), dématérialisation des formulaires, instruction collaborative des dossiers, tableaux de bord, indicateurs de performance
  

• Courriers, e-mails, formulaires, dossiers entrants en provenance de l’extérieur de l’organisation
• Courriers, réponses, dossiers sortants vers des interlocuteurs externes
• Courriers échangés entre les services internes
• Différents niveaux de confidentialité et de visibilité

• Expérimentation (quelques dizaines d'utilisateurs sur un temps limité)
• Déploiement métier : tous les courriers d'une direction ou une typologie de dossiers sur l'ensemble de l'organisation
• Généralisation : déploiement généralisé à l'ensemble de l'organisation, prise en charge de l'ensemble des types de flux (courriers, factures, actes RH, formulaires, contrats, etc.)

Les "PLUS" d'Admimail :

• Gestion du circuit de validation interne d’un projet de courrier (workflow) jusqu’à sa signature, en distinguant les visas de service des visas de personnes
  
• Gestion de l’expédition instantanée et l’intégration de courriers papier (numérisation unitaire, numérisation de masse, codes-à-barres, enregistrement en plusieurs étapes)
• Instruction des courriers, en permettant l'enrichissement du dossier tout au long de son instruction (appels téléphoniques, données complémentaires, documents, e-mails, etc.)
  
• Suivi des actions attribuées aux agents ("tableau de bord du chef")
• Trois types de signatures prises en charge : signature applicative, signature graphique et signature électronique à valeur probante
• Personnalisation à plusieurs niveaux pour les dossiers de classement, les modèles de courriers, les modèles de workflows, les notifications par e-mail : toute l'organisation, service par service, agent par agent

Paramétrage fin des profils utilisateurs :

• Une trentaine de droits élémentaires assemblés au choix du client dans des profils applicatifs simples et cohérents
• Une possibilité de personnalisation très étendue : agent, secrétaire, responsable, administrateur, signataire
• Injection de l’organigramme dans le logiciel et synchronisation avec votre annuaire (LDAP, Active Directory, SIRH, etc.)
  
• Affectation des profils métiers aux agents, prise en charge des intérims, des prises et fins de fonctions, etc.
  

Illustration des 2 processus principaux de l'application Admimail :

Parapheur électronique :

Diffusion dématérialisée :

L'application a été conçue en 2009, à la demande des administrations, pour améliorer la gestion de la circulation interne de leurs flux d'information (courrier, mails, notes administratives).

Sortie en février 2010, la v1.1 d'Admimail proposait de nouveaux modules :

• Gestion avancée des droits d'accès en fonction des profils utilisateurs
• Module de modification de fichier en ligne, circuit de validation hiérarchique affiné
• Export au format PDF, envoi par mail
• Statistiques par service et par indicateur, véritable outil de management de l'activité
• Connexion aux annuaires LDAP
• Personnalisation d'Admimail

Un abonnement possible full SaaS

D'un point de vue technique, Admimail est conçue avec des technologies open source et est proposée sur une architecture entièrement virtualisée. Elle peut, au choix du client, être intégrée dans son infrastructure ("mode Box") ou utilisée via internet à partir d'un simple navigateur (mode SaaS - Software as a Service).

Dans le mode SaaS, le client public se focalise sur la gestion du changement et l'organisation du travail plutôt que les aspects informatiques. Adminext assure son hébergement sur un Cloud français (serveurs et personnels d'exploitation) et garantit la confidentialité des données (la société est agréée Confidentiel Défense).

La mise en place d'un projet de gestion de courrier a été simplifiée : « Il suffit désormais de souscrire à un abonnement mensuel et la plate-forme est activée en quelques jours » explique Nadi Bou Hanna, PDG d'Adminext.

Pour en savoir plus, consultez la brochure Admimail

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