Le petit dernier de notre gamme est né : Admimail, une solution logicielle en mode SaaS.

Adminext est parti d'un constat : le temps passé, dans une administration, à recevoir du courrier et à y répondre, en suivant pour cela un circuit hiérarchique parfois complexe et générateur de retard, ne "colle" plus à l'image d'une administration moderne, centrée sur l'usager.

Au moment où ministères et collectivités s'interrogent sur leur relation à l'usager (cf. Charte Marianne notamment) et dans un contexte de développement durable, Adminext vous propose ADMIMAIL, la solution de circulation 100% numérique du courrier, pour les administrations et les collectivités territoriales.

Périmètre de l'application :

• Administration centrale, déconcentrée, collectivivités et communautés (agglomération, communes, etc.)
• Fonctionnement en poupées russes : chaque organisation est autonome dans son fonctionnement et s’intègre dans une organisation plus vaste grâce au référentiel organisationnel
• Traitement de tout le cycle de vie du courrier, de sa mise sous parapheur (émetteur) au suivi de son traitement jusqu'à son envoi (destinataire) dans un contexte collaboratif
• Expérimentation du projet avant généralisation

Courriers concernés :

• Courriers entrants en provenance de l’extérieur de l’organisation
• Courriers sortants vers des interlocuteurs externes
• Courriers échangés entre les services internes
• Différents niveaux de confidentialité et de visibilité

Ce qu'Admimail permet  :

• Gérer le circuit de validation interne d’un projet de courrier jusqu’à sa signature
• Gérer l’expédition instantanée et l’intégration de courriers papier
• Gérer le suivi des actions attribuées à un agent
• Gérer le classement et la recherche a posteriori

Paramétrage fin des profils utilisateurs :

• Une vingtaine de droits élémentaires
• Une possibilité de personnalisation très étendue : agent, secrétaire, responsable, référent, administrateur, signataire
• Injection de l’organigramme dans le logiciel
• Peuplement de l’organigramme avec les agents
• Affectation des profils métiers aux agents

Des illustrations des 2 fonctionnalités principales de l'application Admimail :

Parapheur électronique :

Diffusion dématérialisée :

L'application a été conçue en 2009, à la demande des administrations, pour améliorer la gestion de la circulation interne de leur information stratégique (courrier, mails, notes administratives).

En 2010, Adminext enrichit sa solution en y intégrant de nouveaux modules :
- Gestion avancée des droits d'accès en fonction des profils utilisateurs
- Module de modification de fichier en ligne, circuit de validation hiérarchique affiné 
- Export au format PDF, envoi par mail
-  Statistiques des services et par indicateur, véritable outil de management d'activités
-  Connexion aux annuaires LDAP
-  Personnalisation d'Admimail

Un abonnement possible full SaaS

D'un point de vue technologique, cette plate-forme propose une architecture entièrement SaaS (Software as a Service). Le partenaire public n'a plus besoin de faire appel à sa direction informatique pour monter un projet de gestion de courrier ou l'administrer. Adminext assure son hébergement sur une base « Cloud » et garantit la confidentialité des données.

La mise en place d'un projet de gestion de courrier a été simplifiée : « Il suffit désormais de souscrire à un abonnement annuel et la plate-forme est activée en quelques jours » explique Nadi Bou Hanna, PDG d'Adminext.

Pour en savoir plus, consultez la brochure Admimail